La gestión del tiempo es, quizás, una de las cuestiones críticas en el entorno laboral, especialmente en las PyMEs. Según las estadísticas, la mayor parte de los empleados pasan la mayor parte de su jornada laboral, alrededor del 60%, en reuniones o realizando tareas rutinarias y solucionando imprevistos. Lo que significa que tan sólo un 40% del tiempo de cada empleado se dedica, finalmente, a realizar las tareas para las que fue contratado.

Si eres gerente y/o dueño de una PyME, sabrás muy bien de lo que estoy hablando. Y no sólo el

tiempo de tus empleados para crear, innovar y generar valor se ve reducido, tu propio tiempo se

diluye “apagando fuegos” ¿Cuándo acaba tu jornada laboral sueles pensar que si volvieras a

empezar gestionarías tu tiempo de otra forma? Es un mal común, le sucede a la mayor parte de

trabajadores, y la sensación aumenta cuanto mayores son las responsabilidades.

La tecnología y la era digital, han traído consigo herramientas que te permiten optimizar tu

tiempo y tu trabajo, sin demasiado esfuerzo. Un ejemplo son los CRM, imprescindibles ya en la

gestión de cualquier gran empresa, y que comienzan a generalizarse también en las PyMEs. Estos

software de gestión son una herramienta perfecta para planificar, gestionar y controlar no solo

tu tiempo sino el del resto de tu equipo. Además, permiten automatizar una gran cantidad de

acciones de todo tipo (administrativas, ventas, marketing).

En cualquier caso, sea cual sea el  tamaño, sector o idiosincrasia de tu empresa, hay unos

consejos básicos que te ayudarán a conseguir la optimización del tiempo y la mejora en la

productividad.

Claves para optimizar el tiempo en el trabajo

1. Mantén tu entorno ordenado.

Puede parecer básico, pero no por ello deja de ser imprescindible. Un entorno ordenado (tanto

física como digitalmente) en el que todos los documentos, recursos y otros elementos necesarios

para la actividad diaria estén ordenados, facilitan su uso y evitan duplicaciones. Para que este

orden sea tal, el criterio debe ser lógico, de manera que todo el trabajo realizado por cualquier

miembro de la organización sea de fácil acceso en el momento en que deba utilizarse, no sólo

para la persona que lo realizó, sino también para otros compañeros que deban utilizarlo.

2. Define objetivos, tareas y prioridades.

Sigo hablando de imprescindibles y básicos. Aparentemente cualquier empresa debería tener

muy claros sus objetivos, así como las tareas y procesos para conseguirlos y las prioridades en su

ejecución. Quizá este último punto es el más complicado, en el día a día resulta complicado

mantener el foco en lo que es prioritario, y te encuentras a menudo ante el eterno dilema “qué es

importante y qué es urgente” y lo que es más “¿cómo gestiono qué es lo importante y qué es lo

urgente”. Es complicado eliminar esta disyuntiva, pues siempre surgirán imprevistos, pero ayuda

y mucho, el tener completamente claros tus objetivos prioritarios.

 

3. Planifica

Una correcta y detallada planificación de las tareas de todos los miembros de una empresa,

puede significar el éxito total de la misma. Una vez los objetivos y prioridades de la empresa

están definidos, debes definir los procedimientos, proyectos y tareas para alcanzarlos, así como

decidir quién será el responsable de cada una de ellas, la fecha en la que deben estar

realizadas y otros detalles.

Es aquí, en uno de los puntos donde las herramientas de gestión de las que hablaba antes, como

los CRM, cobran vital importancia. Una herramienta digital, nos permite planificar, y también

revisar, controlar y analizar, todas las tareas y calendarios de todos los miembros de una

organización. De manera que se puedan corregir rápidamente posibles desviaciones (por

ejemplo, cálculos de tiempo erróneos para realizar una tarea).

Algunos detalles que pueden ayudarte a planificar mejor son:

 Conoce las horas de mayor rendimiento

Cada persona es un mundo y a la hora de trabajar hay ciertos momentos en los que damos lo

mejor de nosotros. Intenta adaptar tus tareas en estos ratos de mayor rendimiento,

especialmente aquellas que son prioritarias para hacer más eficiente tu trabajo.

 Descansa

Simplemente una pausa de 15 minutos cada 2 horas te ayudarán a afrontar más fresco las tareas

pendientes. Levántate de tu silla y sal a estirar las piernas si es posible. Si no puedes parar del

todo, realiza tareas más livianas o físicas, que te ayuden a desconectar unos minutos.

 Detecta los “ladrones del tiempo”:

Interrupciones:

Quizá el “ladrón de tiempo” más común y dañino de todos, ya que “rompe” tu ritmo de trabajo y te

obliga a concentrarte una y otra vez. Está comprobado que una persona tarda de media unos 10

minutos en concentrarse absolutamente en una tarea, alcanzando el máximo de productividad

cuando lleva entre 15 y 30 minutos realizando una tarea

Reuniones improductivas:

Debes evitar las reuniones sin sentido que podrían evitarse con una llamada de teléfono, un

email o una reunión más directa e informal. Si analizas la reunión y realmente no tienes que

asistir a ella, debes comunicárselo a quien la convocó. Si finalmente has de asistir a la

reunión, es importante que ya antes de acudir a ella le des un sentido real, de manera que saques

provecho del tiempo que vas a invertir en la misma.

4. Delega

Puede que seas quién mejor conoce la empresa y el negocio, pero eso no quiere decir que seas

experto en todo, hay muchas tareas a las que no llegas o que no conoces excesivamente bien, o

simplemente que otro conoce mejor.

Aprovecha el talento de tus compañeros, si los tienes, para las competencias en las que te

pueden ayudar, lo harán mejor, en menos tiempo y tú podrás dedicarte a aquello en lo que eres

realmente bueno.

5. Mide y analiza

Los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse a ellos, y en el futuro de aprender. A medida

que te acostumbres a trabajar con una agenda, con planificación y estructurando tu tiempo,

aprovecharás mejor tus horas. Para ello es imprescindible medir y analizar. Con una herramienta

de gestión on-line, resulta muy sencillo analizar todo tipo de variables y desviaciones, así

como recoger toda la información y, de esta forma optimizar la planificación de la empresa.

6. Automatiza

Y el último consejo que sin duda te hará ahorra mucho tiempo es que inviertas en tecnología y

automatices lo máximo posible. Automatizar te permitirá reducir tiempo y ganar en

productividad,