La Organización de Eventos moderna

Seguro que a vosotros también os ha pasado, al ir a algún evento anual al que lleváis acudiendo durante muchos años habéis pensado “otra vez lo mismo” y es que, lamentablemente, a pesar de los avances tecnológicos aparecidos durante los últimos años, no se han producido grandes cambios en la forma de comunicar aprovechando esta tecnología.

Organización de Eventos

Como todos los que nos dedicamos a ello profesionalmente sabemos, la organización de un evento, en especial si es de cierta envergadura, no es tarea fácil, hay que tener en cuenta miles de detalles en la organización, ya que cualquier tropiezo puede significar un caos, incluso si el transcurso del resto del evento ha sido impecable.

Entre coordinar todos estos detalles y organizar la convocatoria al evento, otro de los puntos más importantes, ya que de nada te sirve organizar un evento excepcional si nadie acude al mismo, a veces no se dedica el suficiente tiempo a establecer cual es la finalidad real del evento: ¿Qué queremos comunicar y cómo podemos hacerlo?

Y es aquí cuándo la tecnología puede convertirse en nuestra gran aliada, siempre que la utilicemos correctamente.
Organización de Eventos

Digital Signage – Señalética Digital

Esta es sin duda una tecnología que, en menor o mayor medida, vemos ya en todos los eventos corporativos a los que acudimos, pero ¿se utiliza correctamente? ¿se aprovechan todas sus posibilidades? La respuesta es claramente NO.

La mayor parte de las veces se trata simplemente de eso, de un cartel en formato digital, estático o en movimiento, que simplemente sustituye a la antigua cartelería, sin aportar nada más.

Durante la charla que SAMSUNG dio en Madrid y Barcelona, en uno de los eventos que organicé para Crambo Visuales, ellos daban unas cifras muy interesantes sobre cómo la mayoría de las personas que entraban en una tienda no eran conscientes de estar viendo cartelería digital pero, tras mostrarles en qué consistía exactamente, el 90% ya recordaban haberla visto.

Estos datos, que en principio parecen positivos, a mí me parecen, sin embargo, bastante decepcionantes. ¿Creéis que alguien no recordaría haber visto una pantalla si hubiera inter actuado con ella?

Al igual que en el Retail, en el sector de la organización de eventos, la señalética digital está mal aprovechada, en multitud de ocasiones se hace una inversión importante en un hardware de última generación sin tener en cuenta que los monitores son sólo el medio. Lo realmente importante es el contenido y la experiencia para el usuario que se puede crear, y que puede realmente determinar si nuestro evento es uno más o se convierte en un referente, Sea cual sea el sector del que hablemos.

Digital Signage

Análisis de Datos – Big Data

Todos somos conscientes de la importancia que tiene la recopilación de datos para cualquier estudio de mercado y negocio. En el caso de los eventos ocurre exactamente lo mismo, cuánto mejor conozcamos a nuestro cliente, o cliente potencial, mejor podremos proporcionarle soluciones a sus necesidades y mejor sabremos comunicárselo en nuestro evento.

Este proceso, que antes podía convertirse en algo más farragoso, se convierte en algo mucho más dinámico con los software actuales. Y, lo mejor, nos permiten recopilar datos no sólo antes y después del evento, sino también durante la celebración del mismo, permitiéndonos incluso reaccionar ante determinadas percepciones.

Los avances en geo localización y en el proceso de recopilación de datos hacen que, si lo tenemos bien estructurado, podamos tener datos sobre la forma de actuar de nuestros clientes en un evento, desde que entran hasta que se van. El neuro-marketing es, probablemente, el futuro cercano a este respecto.

carteleria digital

Software de Networking

Por último quería hablaros de este tipo de software que puede ser de diferentes tipos, aunque lo más común es que se trate de redes sociales verticales, especializadas o semi privadas, que permiten la interacción entre los miembros que acuden a un evento.

Estas herramientas, además de ayudarnos a la recopilación de datos de la que hablábamos en el punto anterior, pueden convertirse en un valor añadido para nuestros clientes, ya que les permite inter actuar, contactar con personas de su interés, acceder a contenidos especiales…

Coordinar todas estas herramientas en nuestro evento y dentro de la estrategia de comunicación global corporativa de la empresa si no garantiza, al menos se acerca mucho a garantizar el éxito no sólo del evento, sino de la comunicación de nuestra imagen y/o marca, consiguiendo una mayor implicación y fidelización de nuestros clientes actuales, así como un mayor engagement por parte de los clientes potenciales.

Mercedes Fuster Sanz

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